برداشت
آزاد از Bain؛ فقط ایده‌ای برای تأمل بیشتر
■ همانند چاقی که در دنیای امروز به صورت روزافزون در حال شیوع است، یک بیماری مسری در حال رواج در دنیای کسب‌وکار است که با اصطلاح ابداعی «چاقی اطلاعاتی» (infobesity) یا اطلاعات‌زدگی شناخته می‌شود. شرکت‌ها در اطلاعات غرق شده‌اند.
■ به گونه‌ای که برخی از آن‌ها تصمیم‌گیری و نتیجه‌گیری را از همیشه دشوارتر می‌بینند. اطلاعات‌زدگی سرچشمه‌های بسیاری دارد. جریان بی‌پایان رایانامه‌ها و پیام‌های صوتی، استفاده روز افزون از powerpoint برای ارائه مطالب در جلسات، گزارش‌های بی‌پایان تیم‌های مالی- بازاریابی، تیم‌های میان بخشی و پژوهشگران مستقل ما را محاصره می‌کنند.
■ اطلاعات مفید ایجاد فرصت می‌کند و امکان تصمیم‌گیری بهتر را فراهم می‌سازد، اما، سیلی که امروزه، در بسیاری از سازمان‌ها راه افتاده است، شباهت بسیاری به کلسترول و چربی‌های مضر دارد که در رگ‌های سازمان‌ها رسوب کرده و حرکت و واکنش آن‌ها را کند ساخته است.
■ اما چرا اطلاعات‌زدگی باعث کاهش عملکرد سازمانی می‌شود؟ علت عمده این امر آن است که انسان‌ها ماهیتاً به گونه‌ای هستند که تنها میزان مشخصی از داده‌ها را می‌توانند تحلیل کنند. سیل اطلاعات بر ما چیره می‌شود و احساس اضطراب و تنش را به ما منتقل می‌کند. سیستم فکری ما در این حالت متوقف می‌شود و ظرفیت ما برای جذب اطلاعات بیشتر، کم می‌شود. برای تطابق با این سیل، مغز انسان روش‌ها و عاداتی را به وجود آورده است. به عنوان مثال، به اطلاعاتی که از منابع نزدیک‌تر از نظر مکانی دریافت می‌کنیم، نسبت به اطلاعات دورتر اتکای بیشتری داریم و اطلاعاتی را که در یک قالب خاص دریافت می‌کنیم به خاطر می‌سپاریم و اطلاعات دیگر را فراموش می‌کنیم. حتی، برخی از اطلاعات را برای استفاده شخصی و خصوصی کنار می‌گذاریم. شاید به همین خاطر است که دفاتر محلی کسب‌وکار اطلاعاتی دارند که دفتر مرکزی از آن بی‌خبر است! همه این واکنش‌ها توان ما برای تصمیم‌گیری بر اساس بهترین شواهد در دسترس را کاهش می‌دهند و در نتیجه، آن عملکرد ما به شدت تضعیف می‌شود.
░▒▓ راهکار تصمیم‌گیری
■ حل مسأله اطلاعات‌زدگی نیازمند دوری از سیل روزانه داده‌ها است. این کار نیازمند تجدید نظر در عملکرد سازمان و نیازمندی‌های اطلاعاتی آن است.
■ اساساً عملکرد یک شرکت مجموع تصمیم‌گیری‌ها و اقداماتی است که روزانه به عمل می‌آورد. هر چقدر تصمیم‌گیری و اجرای تصمیمات بهتر باشد، نتایج نیز بهتر خواهند بود، اما، برخی از این تصمیمات مهم‌تر از دیگر تصمیمات هستند.
■ شرکت‌های موفق آن‌هایی هستند که تصمیمات مهم را تعیین کرده و فرآیندهای مشخص و کارآمدی برای اتخاذ و پیاده‌سازی آن‌ها در نظر گرفته‌اند و افرادی را که نقش‌های کلیدی در آن تصمیمات داشته‌اند تعیین کرده‌اند.
■ بنا بر این، هدف عمده در تصمیم‌گیری‌های امروزی، فراهم کردن داده‌های لازم برای تصمیمات حیاتی است؛ داده‌هایی که نه بیش از حد باشند و نه ناکافی. این اطلاعات باید در نقاط مناسب فرآیند تصمیم‌گیری در اختیار افراد مناسب قرار داده شوند.
■ این نوع از رویکرد مبتنی بر تصمیم‌گیری یک درمان قطعی برای اطلاعات‌زدگی است و تا حدی به کم خوردن و بیشتر ورزش کردن شباهت دارد. این کار تنها نیاز به چهار فاکتور دارد که در زیر آن‌ها را شرح خواهیم داد:
▓ تمرکز
■ امروزه، بیشتر سازمان‌ها پاره‌ای از اطلاعات و داده‌هایی را تهیه می‌کنند که کسی به آن‌ها نیاز ندارد.
■ آن‌ها این اطلاعات را در گزارش‌هایی می‌گنجانند که کسی آن‌ها را نمی‌خواند. به عنوان مثال، یکی از واحدهای کسب‌وکار در یک شرکت شاغل در صنعت نیرو عملکرد خود را در قالب ۴۰۰ شاخص عملکردی گزارش می‌کرد، اما، دریافت که این کار لزومی ندارد. بنا بر این، تصمیم گرفت که این تعداد را کاهش دهد.
■ برای همین منظور طرحی را با نام «مجموعه‌های اطلاعاتی» متمرکز راه‌اندازی کرد که تعداد این اقلام را به ۳۰ عدد رساند و هزینه‌های گزارش‌دهی را کاهش داد. از آن‌جا که این ۳۰ معیار اکثریت اقلامی را که واقعاً ارزش‌آفرین بودند پوشش می‌دادند، این طرح باعث بهبود تصمیم‌گیری‌ها در کسب‌وکار و در عین حال، صرفه‌جویی در زمان کارکنان شد.
■ به همین صورت، بخش بازاریابی در یکی از شرکت‌های بزرگ خرده‌فروشی چند سالی بود که اطلاعات زیادی را درباره همه طرح‌های بازاریابی خود گزارش می‌کرد، اما، آن همه اطلاعات نمی‌توانست به مدیران کمک کند که موفقیت آن طرح‌ها را ارزیابی کنند.
■ امروزه، همه طرح‌های بازاریابی در این شرکت چند هدف عمده را تعیین می‌کند که ارزیابی طرح‌ها با استفاده از آن‌ها انجام می‌گیرد و تنها داده‌هایی را ارائه می‌کند که مربوط به این معیارها هستند.
▓ استانداردسازی
■ باید از خود بپرسید که آیا داده‌هایی که برای تصمیم‌گیری‌های خود به آن‌ها نیاز دارید در یک قالب مشترک قرار دارند و دسترسی به آن‌ها آسان است؟ به عنوان مثال، یکی از شرکت‌های بزرگ ارائه‌دهنده خدمات اینترنت بی‌سیم تصمیم گرفت که برای یکپارچه‌سازی پایگاه اطلاعات مشتریان که انسجام آن به علت تملیک یک شرکت جدید دچار اختلال شده بود، بر یک نرم‌افزار سفارشی سرمایه‌گذاری کند.
■ این سرمایه‌گذاری به شرکت اجازه داد تا زمان بازیابی اطلاعات و آماده‌سازی آن را تا ۹۰ درصد کاهش دهد.
■ در یکی دیگر از شرکت‌ها که در زمینه تولید بازی‌های رایانه‌ای فعالیت می‌کند، استانداردسازی اطلاعات نه‌تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها شد، بلکه اثربخشی تصمیم‌گیری‌های بازاریابی را نیز افزایش داد.
▓ وقت‌شناسی
■ شرکت‌ها گاه فکر می‌کنند که تصمیم‌گیران در آغاز فرآیند تصمیم‌گیری، به همه اطلاعات نیاز دارند.
■ این موضوع در یک شرکت تولیدکننده مواد دارویی رخ داد. این شرکت داده‌های فراوانی را درباره بازارهای بالقوه برای ارائه یکی از داروهایی که هنوز در مرحله آزمایش بود، انجام داد.
■ مشکل این بود که بسیاری از داروها از آزمون سربلند بیرون نیامدند و در نتیجه، بسیاری از اطلاعات گردآوری شده به هدر رفت. این شرکت پس از کسب این تجربه از آن پس، گردآوری اطلاعات را به مراحل بعدی این فرآیند موکول کرد و توانست با این کار در هزینه‌های زیادی صرفه‌جویی کند و از گیج شدن مدیران بازاریابی به وسیله اطلاعات فراوان جلوگیری کند.
■ حجم اطلاعات و منابع آن‌ها. امروزه، در عصر «داده‌های بزرگ» شرکت‌ها اطلاعات زیادی را درباره مشتریان، تراکنش‌ها و فرآورده‌های خود در انبارهای الکترونیکی ذخیره می‌کنند. برخی از شرکت‌ها، حتی، از داده‌های بزرگ برای راهنمایی کارگران خط تولید استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، در یکی از شرکت‌های تولیدکننده ادوات نظامی در امریکا، اگر یک پیچ‌گوشتی به جای ۱۳ بار ۱۲ بار بچرخد، سیستم هوشمند پیغام خطا می‌دهد و فرآیند تولید متوقف می‌شود. داده‌های بزرگ اطلاعات مفید و ارزشمندی را برای مدیران اجرایی و مدیران فراهم می‌کنند که برای تصمیم‌گیری‌های کلیدی بسیار سودمند هستند.
■ یکی از شرکت‌های خرده‌فروشی در امریکا یک مدل سطح بالای آماری را ایجاد کرده است که رفتار مشتریان را بر اساس وضع هوا پیش‌بینی می‌کند.
■ مدیران طبق این مدل می‌توانند میزان موجودی انبار خود را تنظیم کنند، تا در زمان اوج خرید مشتریان دچار کمبود نشوند و در زمان کم بودن فروش دچار تاریخ گذشتگی فرآورده‌ها نشوند.
■ اما مشکلی که درباره داده‌های بزرگ وجود دارد مربوط به اهمیت و اولویت داده‌ها است. این اطلاعات باید تکمیل‌کننده سایر اطلاعات باشند، نه این‌که جای آن‌ها را بگیرند. به عنوان مثال، برخی شرکت‌ها با استفاده از اطلاعات مربوط به علایق و سرگرمی‌های مشتریان اقدام به توسعه فرآورده‌های جدید می‌کنند. به عنوان مثال، در یکی از شرکت‌های خرده‌فروشی، کارکنان بخشی از زمان خود را صرف گزارش و تبادل نظر درباره دیدگاه‌های مشتریان می‌کنند، تا درباره خدمت رسانی به مشتریان در آینده تصمیم‌گیری‌های بهتری به عمل آورند. داده‌های این چنینی می‌توانند هدفمندتر باشند و تصمیم‌گیری‌ها را بدون تلف کردن وقت به شکلی کارآمدتر هدایت کنند. این‌گونه کارها در درازمدت ارزش فراوانی را برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورند.
■ امروزه، اطلاعات ارزان و فراوان است. بنا بر این، جای شگفتی نیست که بسیاری از شرکت‌ها از فراوانی آن رنج ببرند. اطلاعات‌زدگی در سازمان باعث کاهش عملکرد و تضعیف روحیه کارکنان می‌شود و این حس را به آن‌ها می‌دهد که در یک بازی بی‌پایان گرفتار شده‌اند. مدیران هوشمند با تنظیم جریان اطلاعات برای مهم‌ترین تصمیمات خود هرچه زودتر به این مشکل رسیدگی می‌کنند و سازمان‌های خود را نجات می‌دهند. در پایان نتایج دو پیمایش درباره اطلاعات‌زدگی را که به فاصله چهارده سال انجام گرفته است گزارش می‌کنیم. این گزارش روند اطلاعات‌زدگی در سازمان‌ها و برخی از معایب آن را نشان می‌دهد.
■ آمارهای مربوط به اطلاعات‌زدگی به گزارش رویترز در سال ۱۹۹۶ به صورت زیر بوده است:
• دو سوم مدیران گزارش داده‌اند که تنش شغلی حاصل از در اختیار داشتن اطلاعات بیش از حد، باعث می‌شود که کارکنان دچار عدم رضایت شغلی شوند.
• یک سوم مدیران از یک بیماری رنج می‌برند که نتیجه مستقیم تنش روانی حاصل از اطلاعات بیش از حد است. این عدد در مدیران ارشد
۴۶ درصد بوده است.
• تقریباً، دو سوم مدیران شهادت می‌دهند که روابط شخصی شان به خاطر در اختیار داشتن اطلاعات بیش از حد دچار نقصان شده است.
• ۴۳ درصد مدیران بر این باورند که تصمیم‌گیری‌های مهم به خاطر داشتن اطلاعات بیش از حد به تأخیر می‌افتند.
• یک پنجم مدیران بر این باورند که زمان بسیار زیادی صرف گردآوری و جست و جوی اطلاعات می‌شود.
• تقریباً، نیمی از مدیران بر این باورند که اینترنت علت اصلی ازدیاد بیش از حد اطلاعات طی سال‌های اخیر بوده است.
■ در واقع، شرایط در سال ۲۰۱۰ در این باره بدتر شده است، به طوری که پیمایش‌های این سال نتایج، زیرا، در برداشته است:
• ۶۶ درصد از کارکنان دانشی در سازمان‌ها زمان کافی برای انجام همه کارهای خود را ندارند.
• بیش از ۵۰ درصد از کارکنان دانشی احساس می‌کنند که میزان اطلاعاتی که به صورت روزانه در اختیارشان قرار می‌گیرد. مانع از انجام کارهایشان می‌شود.
• ۹۴ درصد از کسانی که مورد مطالعه قرار گرفتند، احساس کرده‌اند که اطلاعات باعث کاهش ظرفیت کاری و کارآیی آن‌ها شده است.
• ۳۰ درصد از کارکنان دانشی هیچ زمانی برای فکر کردن به شیوه انجام کارهای خود در روزهای کاری ندارند و ۵۰ درصد از آن‌ها تنها ۱۵ تا ۳۰ دقیقه برای این کار زمان دارند.
برداشت آزاد از دنیای اقتصاد
هو العلیم
