اقتباس از استیو توباک
• هیچکس، حتی هیچ رایانهای، قادر نیست، دو کار را دقیقاً همزمان با هم انجام دهد.
• این کار، اساساً از لحاظ فیزیولوژیک مقدور نیست.
• اگر منظور از چند شغله بودن، تخصیص توجه شما، به چند موضوع در کنار یکدیگر، و در یک بازهی زمانی باشد، این، محال است، و تلاش برای انجام آن، مخرب.
• «مردی و کاری».
• ولی...
• ولی هر مدیر پروژهای، هر رئیس، یا حتی هر متخصصی، در دنیای کسب و کار امروز، لیستی از کارهای روزانه را پیش روی خود دارد که نمیتواند با حوصله و یکی یک به آنها بپردازد. به نظر میرسد که او مجبور به چند شغله بودن است.
• آیا واقعاً اینطور است؟
• بگذارید کمی دقیقتر نگاه کنیم.
• اگر دقیقتر به مسأله بنگریم؛ مسأله اصلی در «ذهن» است. «ذهن» نمیتواند در آن واحد، و به نحوی مؤثر، به دو چیز توجه کند.
• در واقع، مشغول شدن «ذهن» به مسائل گوناگون، مخرب است. از سوی دیگر، استرسزا نیز هست. علاوه بر آن، به دلیل تداخل امور و مشکلاتی که پیش خواهد آمد، در ابتدای امر به کار شما ضربه میزند.
• اما مشغول کردن «ذهن» با حجم انبوه گفتگوها یا اطلاعات، با «چند سطحی کار کردن»، دو چیز کاملاً متفاوت است. این دومی، چیزی است که هر مدیر پروژه باید خوب یاد بگیرد، در حالی که اولی سم مهلک هر کسب و کار و حتی هر شخصیتی است. فرد را به سوی دیوانگی سوق میدهد.
• به یاد داشته باشید که در معرض کوهی از اطلاعات یا روابط متقابل قرار گرفتن، موجب اغتشاش فکری و در هم ریختگی ذهنی میشود، اما «چند سطحی کار کردن»، میتواند شما را در بهبود قابلیتهای ذهنیتان برای مدیریت کمک کند و بهرهوری شما را افزایش دهد.
• قابلیتهای مدیریتی بالا، یادآور میشود که منعطف باشید و مسائل را اولویتبندی و برنامهریزی کنید. مدام فراتر از مسائل حرکت کنید و هر کدام را به صورت لایهبرداریهای متوالی حل کنید.
• برنامه بریزید، اولویتبندی کنید. به یک موضوع تمرکز کنید، یک لایه بردارید و برای آنکه ذهنتان نسبت به مسأله، قالبی نشود، به سمت مسأله بعد بروید، و یک دور دستور کار روزانه را مرور کنید. سپس دوباره برگردید و با دید دیگری لایه دیگری از مسأله بردارید.
• به این ترتیب، ذهن را از خو کردن به راهحلهای کلیشهای بر حذر میدارید.
• من به این معنا از «چند سطحی کار کردن» دفاع میکنم.
• از «چند سطحی کار کردن»، فرار نکنید. چیز بدی نیست، به شرطی که بکوشید تا کنترل وقت و برنامه خود را از دست ندهید.
• برای مثال، گمان کنید یک مدیر عالیرتبه، در حال نگارش و مرور یک طرح توجیهی پروژه است، اما در حین این کار، یکی از کارمندان او، از وی میخواهد تا به دلیل موقعیت حساس پیش آمده، در مورد پروژهای، فوراً تصمیمی بگیرد.
• باید نگاهی به برنامه خود بیندازد. وقتی برای مشورتهای لازم و تصمیمگیری باز کند. کارمند را مأمور کسب اطلاعات تکمیلی کند. و در حالی که در سطح دیگری یک دستور کار توسط دیگران در حال پیش رفتن است، دوباره به تنظیم طرح توجیهی برگردد.
• به نظر من، با این رفت و آمد و پس از این انصراف از موضوع، «ذهن» از گسترهی بیشتری برخوردار خواهد بود.
• میخواهم بگویم که آمدن آن کارمند و پیش آمدن آن وضع حساس، نه تنها مزاحم نبود، بلکه اگر ما به جداول زمانی خود مسلط باشیم، باعث بهبود سایر فعالیتها هم خواهد شد.
• قابلیتهای مدیریتی، به شما میگوید که تقسیم کار را توسعه دهید، کارهایی را که میشود به موازات هم انجام شوند به دیگران تفویض کنید، مکانیسمهای نظارت را تقویت کنید، و در نتیجه، بهرهوری را بالا ببرید.