برداشت
از Mindtools-hbr؛ فقط ایده‌ای برای تأمل بیشتر
▬ وقتی شما با مدیری حمایت‌کننده و انگیزاننده روبه‌رو هستید، تلاش برای ایجاد و بهبود ارتباط کاری لذت بخش خواهد بود، اما، حتی، وقتی با یک مدیر بی‌تجربه وضعیف هم مواجه باشید می‌توانید با استفاده از چند اقدام کلیدی ارتباط کاری خیلی خوبی برقرار کنید:
░▒▓ • برداشت ذهنی خود را در ارتباط با مدیر تصحیح کنید
▬ بسیاری از افراد از میزان وابستگی مدیر خود به همکاری و کمکی که از خود نشان می‌دهند، بی‌اطلاع هستند. این افراد نمی‌دانند که می‌توانند سهم بزرگی از موفقیت مدیر خود را داشته باشند. البته، بعضی از مدیران خود بی‌نیاز از هر کمک از زیرمجموعه خود می‌دانند، در مواجهه با چنین مدیرانی، شما باید درک خود را از نقاط ضعف، قوت، سبک کاری و نیازهای وی تا حد امکان بالا ببرید و از اطلاعات به دست آمده برای ساختن یک ارتباط موثر استفاده کنید.
░▒▓ • مدیر خود را بشناسید
▬ مدیریت بر مدیر، مستلزم درک و شناخت درستی از شخصیت و ذهنیت او است. حداقل چیزی که باید در مورد مدیر خود بدانید اهداف و نقاط ضعف و قوت او است. باید بفهمید سبک کاری او چیست؟ آیا او علاقه‌مند به دریافت اطلاعات به صورت شفاهی، نامه رسمی، تشکیل جلسه یا تماس تلفنی است؟ کدام روش ارتباطی، تعارضات را به حداقل می‌رساند. بدون در اختیار داشتن این اطلاعات، مواجه شدن با مدیر مانند پرواز با چشمان بسته است و ممکن است موجب سوء تفاهمات و درگیری بی‌مورد شود.
░▒▓ • خود را بشناسید
▬ مدیر شما، تنها نیمی از این رابطه است. شما نیمی دیگر از این رابطه هستید و باید بتوانید کنترل کاملی در سهم ارتباطی خود داشته باشید. بهبود روابط کاری اثربخش نیازمند شناسایی نقاط ضعف و قدرت و سبک رفتاری تان است. احتمالاً، شما نخواهید توانست شخصیت اصلی خود یا مدیرتان را تغییر دهید، اما، می‌توانید با آگاهی از نحوه رفتاری خود موجب تسهیل ارتباط با او شده و اثربخش‌تر عمل کنید. خودآگاهی نسبت به رفتار و شیوه ارتباطی کاری دشوار است، ولی، غیرممکن نیست و شما می‌توانید با استفاده از تجارب قبلی خود به این خودآگاهی دست پیدا کنید.
░▒▓ • ارتباطات را توسعه و بهبود دهید
▬ با شناخت مناسبی از خود و مدیرتان، معمولاً، این قابلیت در شما ایجاد می‌شود که راهی برای همکاری و ارتباط دوطرفه و بدون ابهام ایجاد کنید.
░▒▓ • سبک کاری‌تان را با مدیر سازگار کنید
▬ پیتر دراکر تقسیم‌بندی جالبی از سبک کاری مدیران دارد. او می‌گوید: بعضی مدیران «شنونده»ای خوبی هستند و علاقه‌مندند پیام‌ها و اطلاعات را از زبان شما بشنوند، اما، برای برخی دیگر، خواندن نامه‌ها و ایمیل‌ها رسمی از طرف شما مطلوب‌تر است. بنا بر این، بخشی از سازگاری در همین نحوه ارتباط نهفته است.
▬ نوع دیگر سازگاری به سبک تصمیم‌گیری مدیر بستگی دارد. بعضی از مدیران علاقه‌مند هستند در تصمیم‌گیری‌هایتان از آن‌ها نظر بخواهید و آن‌ها را درگیر کنید. برخی دیگر وظیفه تصمیم‌گیری را به شما واگذار می‌کنند و هیچ علاقه‌ای به درگیر شدن در تصمیم‌گیری ندارند.
░▒▓ • انتظارات و توقعات مدیر را شفاف کنید
▬ بسیاری از افراد به صورت منفعلانه فکر می‌کنند که مدیر دقیقاً می‌داند که چه انتظار و توقعی از آن‌ها دارد. البته، در سازمانی که رویکردهایی چون برنامه‌ریزی استراتژیک، برنامه‌ریزی کارراهه شغلی و مدیریت عملکرد وجود دارد، انتظارات تا حد زیادی مشخص است، اما، متأسفانه در اغلب سازمان‌ها این رویکردها یا وجود ندارد یا اصلاًاجرایی نشده است. به همین خاطر لازم است که شما از انتظارات مدیر خود به خوبی اطلاع پیدا کنید. اگر با مدیری مواجه شوید که معمولاً، انتظارات خود را به صراحت بیان نمی‌کند کار شما دشوارتر خواهد شد. سعی کنید راهی برای نفوذ به مدیر و مستند کردن انتظارات وی پیدا کنید، چرا که، معمولاً، این‌گونه مدیران استانداردهای کاری غیرواقعی و دست نیافتنی دارند که با مدیریت کردن آن می‌توانید تعارضات را به حداقل برسانید.
░▒▓ • جریان اطلاعات را مدیریت کنید
▬ وقتی مدیر شما از میزان مسائل و دشواری‌های کاری شما مطلع باشد، در نحوه تعامل و ارتباط وی اثر خواهد گذاشت. معمولاً، افراد موثر، راه‌هایی برای اطلاع‌رسانی از موانع و مشکلات پیش روی خود به مدیر در دسترس دارند و همواره مدیر خود را در این خصوص به روز نگاه می‌دارند. البته، مدیریت جریان اطلاعات از پایین به بالا کمی دشوار است به خصوص زمانی که مدیر شما علاقه‌ای به شنیدن مشکلات شما نداشته باشد. بعضی از افراد فقط اخبار خوب را به مدیر خود منتقل می‌کنند و برخی، حتی، مشکلات بالقوه را نیز اطلاع‌رسانی می‌کنند. در انتخاب نوع اطلاعات، هوشمندی شما تعیین‌کننده است.
░▒▓ • قابل اعتماد و راستگو باشید
▬ برای یک مدیر اعتماد به فردی که سابقه خوبی در صداقت در گفتار و قابلیت اعتماد ندارد، کار بسیار دشواری است. برای بالا بردن سطح اعتماد مدیر باید با برداشتن گام‌هایی عملی، بتوانید طی گذشت زمان وی را برای مشارکت دادنتان در تصمیم‌گیری‌های مهم متقاعد کنید.
░▒▓ • از زمان و منابع به صورت مناسب استفاده کنید
▬ مدیر شما منابع، انرژی و زمان محدودی در اختیار دارد و هر درخواست بی‌اهمیت و بدون دلیل شما می‌تواند موجب تعارض فی‌مابین شود. بنا بر این، درخواست‌های خود را همراه با مطالعه و دلیل توجیه‌کننده به وی ارائه کنید.
برداشت آزاد از دنیای اقتصاد
هو العلیم
